Privacyverklaring Vakconferentie Wetenschapscommunicatie

Oktober 2019

 

De Vakconferentie Wetenschapscommunicatie wordt georganiseerd door NEMO Kennislink, in samenwerking met de VSC, de sectororganisatie van wetenschapsmusea en science centers. De organisatie van de Vakconferentie respecteert de privacy van deelnemers en bezoekers van de site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Contactgegevens:
NEMO Kennislink
Bezoekadres: Oosterdok 2, 1011 VX Amsterdam
Postadres: Postbus 421, 1000 AK Amsterdam
E-mail: info@wtcvakconferentie.nl

Persoonsgegevens die we verwerken

De organisatie van de Vakconferentie verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Organisatie
  • E-mailadres
  • Of je eerder op de Vakconferentie was
  • In welke hoedanigheid je deelneemt aan de Vakconferentie (deelnemer, spreker, partner, etc.)
  • IP-adres (geanonimiseerd door Google)
  • Overige persoonsgegevens die je actief schriftelijk, telefonisch of elektronisch hebt verschaft
  • Bankrekeningnummer
  • Foto’s van bezoekers, sprekers, moderatoren en partners van de Vakconferentie die een beeld gaven van de sfeer van de verschillende onderdelen van de Vakconferentie

Communicatie

Wanneer je e-mail naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij je naar je persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk je vragen te verwerken en je verzoeken te beantwoorden. E-mails worden opgeslagen op een beveiligde en versleutelde server bij een beheerderorganisatie met wie wij een bewerkersovereenkomst hebben afgesloten. We zullen deze gegevens niet combineren met eventuele andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Met welk doel en op welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De organisatie van de Vakconferentie verwerkt persoonsgegevens met de volgende doelen:

Potentiële deelnemers van de Vakconferentie informeren over nieuwe edities van de Vakconferentie of daarmee verwante bijeenkomsten. Dit doen wij op basis van de wettelijke grondslag ‘Gerechtvaardigd belang’.

Communiceren over de inhoud van en de praktische zaken rond de Vakconferentie op basis van de wettelijke grondslag ‘Overeenkomst’.

Het afhandelen van betalingen. Deze verwerking is gebaseerd op de wettelijke grondslagen ‘Overeenkomst’ en ‘Wettelijke verplichting’.

Het verzorgen en controleren van toegang tot de Vakconferentie voor deelnemers, sprekers en moderatoren, partners en organisatie op basis van de wettelijke grondslagen ‘Gerechtvaardigd belang’ en ‘Overeenkomst’.

Het doen van verslag van de sfeer en de inhoud van de Vakconferentie voor deelnemers en social media Vanuit de grondslag ‘Gerechtvaardigd belang’ en ‘Overeenkomst’.

Geautomatiseerde besluitvorming

De organisatie van de Vakconferentie neemt nooit op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een medewerker van de organisatie van de Vakconferentie tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

De organisatie van de Vakconferentie bewaart je persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

Wij hanteren een bewaartermijn van maximaal 8 jaar voor administratieve doelen van de Vakconferentie vanuit gerechtvaardigd belang, indien wij je e-mailadres in combinatie met eventueel andere persoonsgegevens hebben verkregen via een contactformulier op onze website.

Foto’s van de Vakconferentie worden gebruikt om verslag te doen van de sfeer en de inhoud van de Vakconferentie. De bewaartermijn daarvan is 8 jaar.

Je kunt je ten allen tijde afmelden voor het ontvangen van mailingen vanuit de organisatie van de Vakconferentie.

Delen van persoonsgegevens met derden

De organisatie van de Vakconferentie verkoopt je gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten of onze overeenkomst met jou, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. De organisatie van de Vakconferentie blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De website van de Vakconferentie maakt gebruikt technische en functionele cookies.
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De technische en functionele cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en je gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Het kan wel zijn dat de site dan niet meer zo goed functioneert.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen.

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door de Vakconferentie en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van je beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar info@wtcvakconferentie.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek.

De organisatie van de Vakconferentie wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De organisatie van de Vakconferentie neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk heeft dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons op via info@wtcvakconferentie.nl.